10:19
Unknown
Để hệ thống trả lương doanh nghiệp hoạt động thực sự hiệu quả
Theo một nghiên cứu của Sage (Mỹ), 35% tổng quỹ thời gian trung bình của một bộ phận nhân sự được dành riêng cho công tác tính lương! Vậy để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống trả lương và phòng tránh sai sót, doanh nghiệp bạn cần đảm bảo các quy tắc sau đây:
1. Đảm bảo tính minh bạch của hệ thống lương
Một trong những cách đơn giản nhất để ngăn chặn việc “trộm” thời gian, phân loại nhầm nhân viên, sai sót trong tính thuế thu nhập cá nhân, và rất nhiều các lỗi thường gặp phải khác đó là xây dựng một chính sách lương rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cần được thông báo theo các kênh chính thống và văn bản cần được cung cấp tới toàn nhân viên.
Chính sách này cũng cần làm rõ:
• Nhân viên được phân loại như thế nào. Phân loại sai nhóm nhân viên (biên chế, hợp đồng, có hưởng lương thêm giờ hay không …) có thể dẫn đến vi phạm các quy định của Luật pháp về sử dụng lao động và đưa bạn vào nguy cơ bị thanh tra hoặc thậm chí là bị khởi kiện.
&Bull; Lương ngày, lương tháng, thưởng và việc tăng lương được tính toán như thế nào; Quy trình trả lương gồm những bước nào; khi nào những thay đổi về hệ thống tính lương của doanh nghiệp được áp dụng; và doanh nghiệp sẽ xử lý như thế nào khi xuất hiện sai sót trong việc tính lương.
2. Hạn chế tối đa các quy trình tính toán thủ công
Bạn vẫn còn tính toán lương cho nhân viên bằng tay hay đã sử dụng bảng tính Excel? Hiệp hôi Bảng lương của Mỹ đã đo lường được rằng tỉ lệ sai sót trong quy trình tính toán bảng lương thủ công có thể tiêu tốn của doanh nghiệp 1%-8% tổng số tiền lương của toàn doanh nghiệp! Hệ thống lương của bạn càng tự động hóa bao nhiêu (với sụ hỗ trợ của dịch vụ tính lương doanh nghiệp hoặc phần mêm tính lương doanh nghiệp), sai sót sẽ càng ít và hầu bao của doanh nghiệp sẽ được sử dụng đúng với hiệu quả.
&Bull; Các hệ thống tính toán thủ công thường đưa ra các kết quả sai sót từ khâu sao chép, đối chiếu giờ làm của từng nhân viên vào bảng tính lương. Ngoài ra, các hệ thống như thế này dễ cho phép nhân viên có thể thao túng bằng các thủ thuật tính toán.
3. Kiểm tra định kỳ các quy trình
Dù bạn có đang khai thác hệ thống tính lương thủ công hay tự động hóa thì bạn vẫn cần kiểm tra lại quy trình này ít nhất 1 lần trong năm. Bởi vì kể cả máy móc cũng có sai sót. Nếu những lỗi sai này không được phát hiện kịp thời, chi phí của bạn có thể ngày càng bị đội lên. Bạn có thể trả cao hơn cho một nhân viên do lỗi sai của một phép toán, phân loại sai tình trạng thuế của một nhân viên mới, hoặc không áp dụng lương mới cho một nhân viên đã nhận được quyết định tăng lương tháng trước.
&Bull; Check lại kỹ càng tất cả các giấy tờ tính toán và quy trình để đảm bảo mọi thứ được tính toán đúng.
&Bull; Nếu bạn đang áp dụng tiện ích mở rộng, tích hợp phần mềm tính lương của bạn với hệ thống chấm công hay phần mềm kế toán, bạn cần đảm bảo các kết nối truyền tải dữ liệu phải hoạt động ổn định.
4. Ngăn chặn các hình thức “trộm” thời gian
“Trộm” thời gian là khi nhân viên cố tình báo cáo sai thời gian làm việc, nghỉ quá giờ, làm việc riêng trong giờ làm việc, hay nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ chấm công hộ khi đến muộn, về sớm hay kể cả nghỉ làm!
• Thay vì hệ thống chấm công bằng thẻ, để đề phòng gian lận, bạn có thể sử dụng thiết bị chấm công theo các dấu hiệu sinh trắc học, ví dụ như scan dấu vân tay.
5. Luôn cập nhật các quy chế tiền lương mới nhất
Là một nhà quản lý nhân sự , việc nắm bắt các quy định mới về thang bảng lương của Pháp luật là điều đặc biệt quan trọng. Nếu bạn có sử dụng các phần mềm hỗ trợ tính lương cho doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo cập nhật phiên bản mới nhất hiện hành để luôn tuân thủ đúng quy định.
&Bull; Cần đặc biệt chú tâm tới những thay đổi trong quy định về: thuế thu nhập, hỗ trợ sinh con, cách tính toán lợi ích phụ thêm và thuế cho các khoản này.
Các lỗi thường gặp về vấn đề sai sót hoặc gian lận thường đến từ các hệ thống tính lương theo phương thức thủ công. Việc chuyển đổi hệ thống tính lương của doanh nghiệp sang hệ thống sử dụng phần mềm chuyên biệt, hoặc một bên thứ 3 quản trị có thể giúp hệ thống trả lương của bạn đi vào quy củ hơn. Và dù bạn có quyết định đi theo hướng này hay không, thì chỉ cần luôn chắc rằng quy chế tính lương của doanh nghiệp bạn thực sự minh bạch, được thanh kiểm tra định kỳ và luôn cập nhật những quy định mới nhất của Pháp luật lao động.
(Theo: hrmtoday.Com)
Văn hóa đọc và quản lý nguồn nhân sự
" Các Doanh nghiệp cần đặt ra tiêu chuẩn mới, đó là chỉ những người đọc nhiều và biết đọc có chọn lọc mới có thể được cân nhắc vào những vị trí Lãnh đạo của công ty, Doanh nghiệp".
Người Việt Nam chúng ta vẫn hay nói rằng một nhà Lãnh đạo giỏi cần hội tụ được ba yếu tố : tâm, tầm và tài; "tâm" là trái tim, "tầm" là tầm nhìn và "tài" là tài năng. Để có được và rèn luyện ba phẩm chất này, con người cần nỗ lực không ngừng để trau dồi bản thân. Hiểu một cách khái quát, điều đó đồng nghĩa với việc trang bị cho mình một khối kiến thức liên tục được cập nhật. Trong bài viết này, tôi muốn đề cập đến vấn đề phát triển, quản lý nguồn nhân lực ở Việt Nam trong mối tương quan với việc đọc sách, hay nói rộng ra là văn hóa đọc.
Có một thực tế không thể phủ nhận đó là văn hóa Doanh nghiệp của đất nước chúng ta tập trung quá nhiều vào quan hệ xã hội. Ở nước nào cũng vậy thôi, mối quan hệ xã hội là vô cùng cần thiết. Nhưng khi quỹ thời gian của chúng ta bị phân bổ một cách lệch lạc, liệu mỗi người sẽ còn lại bao nhiêu thời gian hoàn toàn dành cho bản thân, để đọc sách, tự học và trau dồi vốn kiến thức của bản thân?
Các Doanh nghiệp muốn hướng tới một tiêu chuẩn toàn cầu cần đưa ra một yêu cầu mới khi xét tuyển, trước hết là trong việc bổ nhiệm cán bộ vào các vị trí cấp cao, từ tổng giám đốc, giám đốc điều hành, phó giám đốc đến trưởng, phó các phòng ban của Doanh nghiệp. Yêu cầu này vô cùng đơn giản, đó là: liệt kê tất cả những cuốn sách mà người đó đã đọc trong thời gian hai hoặc ba năm trở lại đây.
Việc này sẽ phục vụ hai mục đích
Thứ nhất: là để thẩm định một cách nghiêm túc trình độ của các cán bộ được bổ nhiệm; nói cách khác là để Quản lý nguồn tài nguyên tri thức của những người này - đây chính là một mục tiêu của công tác Quản lý nhân sự.
Thứ hai : việc đưa ra yêu cầu như vậy khi bổ nhiệm các vị trí lãnh đạo trong Doanh nghiệp sẽ bước đầu tại ra được nét văn hóa của công ty. Theo truyển thồng Á Đông, người Việt Nam chúng ta luôn coi trọng thứ bậc và làm theo gương của những người đi trước. Để gây dựng được một Doanh nghiệp mạnh, chúng ta cần có một đội ngũ nhân viên có tri thức và ý thức..
Quay trở lại với vấn đề quản lý nhân sự, tôi cảm thấy bộ phận nhân viên trẻ của chúng ta ngày nay đang ngày càng bị " thoái hóa", chủ yếu do các tác động ngoại cảnh. Các phương tiện nghe, nhìn tràn lan, khiến cho " văn hóa xem" ," văn hóa nghe" phát triển hơn bao giờ hết trong khi văn hóa đọc lại ngày càng xuống dốc.Vậy nên chúng ta cần có một liều "thuốc giải độc" cho các bạn trẻ. Đây là vai trò của những người ở vị trí Lãnh đạo Doanh nghiệp nghiêm túc để làm tấm gương cho các bạn trẻ. Các Doanh nghiệp cần đặt ra tiêu chuẩn mới, đó là: chỉ những người đọc nhiều và biết đọc có chọn lọc mới có thể được cân nhắc vào những vị trí lãnh đạo của công ty, Doanh nghiệp.
Để thay lời kết, tôi xin kể một câu chuyện nhỏ như sau. Trong nhiều cuộc họp của các Doanh nghiệp nói chung, mọi người hay hô hào câu khẩu hiệu : " Hiền tài là nguyên khí quốc gia". "Hiền tài" có lẽ nhiều người đã hiểu, nhưng khi được hỏi "nguyên khí" là gì thì có rất nhiều người không biết, hoặc có biết thì cũng chỉ biết lờ mờ, không chắc chắn. Câu chuyện nà nói lên điều gì? Rằng người Việt Nam chúng ta vẫn còn một bộ phận lớn chưa có thói quen tìm hiểu, tra cứu. Có những câu nói thường xuyên gặp trong cuộc sống hằng ngày nhưng cũng không có nhiều người chịu khó bỏ ra thời gian để tìm hiểu thêm, để thực sự hiểu trước khi đưa vào áp dụng. Có là muộn không khi bây giờ chúng ta mới đọc sách?
Kỷ Yếu Ngày Nhân Sự Việt Nam - Vietnam HRDay
ThS. Đỗ Hoàng Sơn- Giám đốc Công ty CP Văn hóa Giáo dục Long Minh
0 nhận xét :
Đăng nhận xét