Ngôn ngữ dùng để biểu lộ suy nghĩ, ý định hoặc trạng thái của con người và nó có thể dùng để che giấu, đánh lạc hướng người đối diên. Ngôn ngữ gắn liền với ý thức nên bị ý thức điều khiển. Bên cạnh đó có một loại "ngôn ngữ" khác ít hoặc không gắn liền với ý thức, nó có thể được biểu lộ một cách tự động máy móc mà người khác chưa chắc đã hiểu ra. Đó là ngôn ngữ cơ thể-Body Language), loại ngôn ngữ này được thể hiện qua cử chỉ, nét mặt, điệu bộ tay chân trong quá trình giao tiếp và có hệ mã riêng. Ngày nay giữa các nền văn hóa khác nhau được trộn lẫn rõ ràng nhất trong quá trình giao tiếp.

Là một nhân sự không ít lần bạn phải cân nhắc khi gặp gỡ các đối tác quốc tế, nên giao tiếp theo phong tục của mình hay của họ, cư xử thế nào mới đúng mực... vì ngôn ngữ luôn là một rào cản không nhỏ.

Các nhà khoa học đưa ra một nghiên cứu đó là : lời nói bao gồm  3 yếu tố: ngôn ngữ, phi ngôn ngữ và giọng điệu. Trong đó ngôn ngữ chỉ chiếm 7% tác động đến người nghe, 38% là do giọng điệu và quan trọng nhất 55% lại dành cho phi ngôn ngữ ( ngôn ngữ cơ thể). Những công trình nghiên cứu ngày nay đã ghi vào danh mục hơn một triệu bản mã và tín hiệu liên quan đến ngôn ngữ cơ thể.

Các chuyên gia nói rằng trong cuộc đàm phán kéo dài 30 phút, hai người có thể biểu hiện hơn 800 thông điệp phi lời nói khác nhau. Nếu cả hai người đều không hiểu hoặc không nhận ra những thông điệp này, thì cả hai chỉ dừng lại ở mức độ giao tiếp thấp. Cho nên không có gì đáng ngạc nhiên khi kết quả của nhiều cuộc đàm phán, làm việc nhóm không đến đích.

Một lần, trong một cuộc họp thân mật tại phòng khách sạn của vị chủ tịch tập đoàn một công ty đa quốc gia, với sự có mặt của nhiều đồng nghiệp các nước Đông Nam Á, một nữ doanh nhân trẻ có gương mặt dễ nhìn và trang phục sang trọng đã lôi cuốn thiện cảm của mọi người trong phòng họp ngay giây phút đầu tiên. Khi ngài chủ tịch phát biểu thì mọi người giật mình vì tiếng chuông điện thoại phát ra từ túi xách của nữ doanh nhân nọ. Ngay lập tức mọi ánh mắt đổ dồn nhìn về phía chị ta và như hiểu được rằng mình đang được mọi người chú ý, nữ doanh nhân này bắt đầu cuộc đàm thoại bằng giọng nói hết sức ngọt ngào, trong trẻo với âm thanh vừa đủ nghe cho cả mọi người.

Sau đó, ngồi trong phòng họp mà dường như gương mặt của chị lúc nào cũng bận rộn, miệng luôn nhai nhóp nhép kẹo cao su. Đôi lúc chị ta nhìn cô phiên dịch không mấy hài lòng, thỉnh thoảng còn chỉnh sửa từ ngữ dịch chưa được chính xác với vẻ bực bội ra mặt. Lâu lâu chị bỗng vươn vai, ưỡn ngực rồi ngáp một cách tự nhiên trước sự bỡ ngỡ của nhiều nguời.

Trong xã hội hiện đại và nhất là trong môi trường kinh doanh quốc tế, rất cần thiết cho mỗi chúng ta trở nên tinh tế hơn, tự nhận thức và tự kiềm chế được ngôn ngữ cơ thể cũng như tập cách quan sát ngôn ngữ này thông qua những hình ảnh xung quanh để hiểu rõ đối tác mà ta đang giao tiếp.

Trong giao tiếp, ngoài việc để ý đến các cử chỉ điệu bộ và thông điệp của người đối diện, bạn còn phải biết cách đọc được những cử chỉ của người ấy và ý nghĩa của chúng. Khi có được kinh nghiệm đó, bạn sẽ nhận biết người đối diện, nhận biết bản thân và kiểm soát bản thân cũng như người đối diện bằng hành động phi ngôn ngữ.

Thông thường sau khi chào hỏi xã giao, người có kinh nghiệm bắt đầu chú ý đến những cử chỉ phi ngôn ngữ của người đối diện. Anh ta bắt chéo chân tay trong khi nói chuyện? Anh ta nhìn thẳng vào mắt mình? Anh ta che miệng khi đặt câu hỏi? Quan sát và hệ thống các cử chỉ đó lại, có thể đánh giá người đó có thực tình khi giao tiếp không, đang chán nản, tức giận hay đang nghi ngờ. Ban đầu, có thể bạn không nhận biết được 100% những cử chỉ đó, nhưng ít nhất cũng có thể nhận ra được một điều gì đó đang diễn ra ở người đối diện.

Khi kiểm soát hành vi, cử chỉ của mình và của người đối diện, chúng ta sẽ thấy được những cái lợi của ngôn ngữ cơ thể. Ngôn ngữ của cơ thể phản ánh cảm xúc thực sự bên trong nên hiểu được nó, bạn có thể sử dụng chúng một cách có lợi nhất.

Kỹ thuật biểu cảm trên khuôn mặt

Con người có thể thể hiện chính mình hoặc biểu lộ cảm xúc, biểu lộ cái tôi thông qua sự biểu cảm ở khuôn mặt. Những trạng thái khác nhau biểu cảm trên khuôn mặt sẽ giúp bản thân mình tự tin hơn và dễ thành công hơn trong giao tiếp.

- Không giao tiếp mắt: Những người muốn che giấu điều gì thường không giao tiếp mắt khi nói dối.

- Nhìn lướt qua: Khi cảm thấy chán, người ta thường nhìn lướt qua người đối diện hoặc liếc nhìn xung quanh phòng.

- Nhìn sâu vào mắt người đối diện: Người nào tỏ ra bực tức với bạn hoặc hợm hĩnh thường nhìn chằm chằm vào mắt bạn.

- Duy trì giao tiếp mắt: Liên tục duy trì giao tiếp mắt cho thấy là biểu hiện của sự trung thực và đáng tin cậy.

- Hơi ngoảnh đầu: Khi chú ý đánh giá điều bạn đang nói, người đối diện sẽ hơi ngoảnh đầu sang một bên như muốn nghe rõ hơn.

- Nghiêng đầu: Hơi nghiêng đầu chứng tỏ người đó không tự tin lắm về điều vừa được nói.

- Gật đầu: Khi đồng ý với bạn, người đối diện sẽ gật đầu trong khi bạn đang nói.

- Cười: Khi cảm thấy tự tin và khi đồng ý, người ta sẽ cười với bạn một cách tự nhiên.

Giao tiếp mắt

Đôi mắt được ví là cửa sổ của tâm hồn, là yếu tố bộc lộ rõ nhất cảm xúc của con người. Trong khi giao tiếp, có thể hiểu được cảm xúc người khác thông qua ánh mắt để có cách ứng xử phù hợp.

- Ánh mắt hỗ trợ ngôn ngữ nói: Ánh mắt đi kèm theo lời nói sẽ làm cho lời nói truyền cảm hơn, tự tin hơn, thuyết phục hơn.

- Ánh mắt thay thế lời nói: Có những điều kiện, hoàn cảnh người ta không cần nói nhưng vẫn có thể làm cho người ta hiểu được điều mình muốn nói thông qua ánh mắt.

Yêu cầu khi sử dụng ánh mắt: Phải thể hiện đúng ánh mắt mình muốn chuyển tải điều cần nói, đồng thời không nên sử dụng những ánh mắt khó chịu, soi mói, chằm chằm…

Nụ cười

Nụ cười được xem là một trang sức trong giao tiếp và cũng là phương tiện làm quen hay xin lỗi rất tinh tế, ý nhị.

Biết sử dụng nụ cười đúng lúc, hợp lý là một nghệ thuật cần được rèn luyện thường xuyên để có thể biểu cảm thông qua các kiểu cười khác nhau. Luôn nở nụ trên môi sẽ tạo được kết quả giao tiếp tốt.

Ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp

Khi nói đến nghệ thuật giao tiếp, mọi người thường nghĩ đến vấn đề ngôn ngữ, lời ăn tiếng nói. Tuy nhiên, ngôn ngữ cơ thể, bao gồm các cử chỉ, động tác được thể hiện qua ánh mắt, nụ cười , hành động của bàn tay... tưởng như đơn giản nhưng lại có tác dụng rất hiệu quả, giúp bạn truyền đạt tới người nghe những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách đúng lúc, đúng chỗ càng tôn thêm hình ảnh của bạn trong mắt người nghe.

Sức mạnh của ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là một phần không thể thiếu trong hoạt động giao tiếp của mỗi người. Ngôn ngữ cơ thể có một sức mạnh kì diệu tác động đến người nghe. Cử chỉ, động tác của người nói là yếu tố thu hút công chúng và giới truyền thông, trở thành "đặc trưng" của mỗi người. Ví dụ: Nhắc đến ngài Steve Ballmer, CEO, "công thần số 1" của tập đoàn Microsoft, người ta thường nghĩ ngay đến một hành động thật khó tin, đó là ... thè lưỡi chào mọi người trước khi bắt đầu trổ tài diễn thuyết.

Khi nói, người nói luôn trở thành tâm điểm của sự chú ý, nên họ cần ý thức rằng, mỗi cử chỉ, hành động của người nói dù có chủ ý hay không đều truyền đi một thông điệp nào đó đến với những người xung quanh. Cho dù đó chỉ là một cái vẫy tay, liếc mắt nhìn ngang hay mím miệng trong khi giao tiếp ... cũng nói lên được bạn thích thú ai, có đồng ý với vấn đề hay không, đang bối rối hay thiếu tự tin như thế nào.

Theo nghiên cứu các nhà khoa học thì trong quá trình giao tiếp, lời nói bao gồm ba yếu tố: ngôn ngữ, phi ngôn ngữ (hay còn gọi là ngôn ngữ của cơ thể) và giọng điệu. Ngôn ngữ, lạ thay chỉ góp phần nhỏ nhất 7% trong việc tác động đến người nghe, giọng điệu chiếm tới 38% và yếu tố phi ngôn ngữ lại trở nên quan trọng nhất vì sở hữu được 55%

Ánh mắt trong giao tiếp

Đôi mắt là bộ phận quan trọng nhất của con người. Tiếp xúc bằng mắt là điều kiện đầu tiên giúp bạn giao tiếp thành công. Tiếp xúc bằng mắt là một dấu hiệu đầy sức mạnh thể hiện sự kính trọng và quan tâm. Nếu bạn không nhìn một ai đó, họ sẽ nghĩ rằng bạn đang lo lắng, không chân thành hoặc thiếu quan tâm. Do vậy, trong khi trò chuyện, thỉnh thoảng hãy giao tiếp bằng mắt 1 đến 10 giây và hãy chú ý lắng nghe

Đôi mắt được ví là cửa sổ của tâm hồn, là yếu tố bộc lộ rõ nhất cảm xúc của con người. Trong khi giao tiếp, có thể hiểu được cảm xúc của người khác thông qua ánh mắt để có cách ứng xử phù hợp. Ánh mắt đi kèm theo lời nói sẽ làm cho lời nói truyền cảm hơn, tự tin hơn, thuyết phục hơn. Có những điều kiện, hoàn cảnh người ta không cần nói nhưng vẫn có thể là cho người khác hiểu được điều mình muốn nói thông qua ánh mắt. Điều quan trọng là người nói phải thể hiện đúng ánh mắt mình muốn chuyển tải điều cần nói.

Trong lúc trò chuyện, việc sử dụng đôi mắt đầy "ma lực" là cách thể hiện dễ dàng nhất để người nói biết được bạn có thực sự đang lắng nghe, chú ý đến họ hay là đang ... ngán đến tận cổ như thế nào. Tuy nhiên, khi bạn luôn nhìn trực diện vào người nói, ánh mắt có thể toát lên vẻ trang nghiêm hay tươi rói, nhưng người nói sẽ hết sức phấn khởi vì họ cảm nhnậ được rằng, người nghe tôn trọng, thực tâm lắng nghe và hứng thú với những điều họ đang nói. Nêú như người nghe hạn chế sử dụng ánh mắt, người ta xe đó là biểu hiện của đau yếu, có mưu toan hoặc dối trá.

Vị trí và khoảng cách trong giao tiếp

Vị trí và khoảng cách trong giao tiếp khi ngồi hoặc đứng đều thể hiện thái độ, mục đích của mỗi người. Khi đứng nói chuyện trực diện, mặt đối mặt, điều đó thể hiện bạn muốn trò chuyện thẳng thắn, thân thiện về vấn đề nào đó. Vị trí và khoảng cách giữa hai người khi trò chuyện cho thấy bạn tôn trọng không gian riêng tư của người khác. Khi bạn đứng quá gần, người nghe sẽ cảm thấy mình bị lấn át và tỏ ra không dễ chịu. Một khoảng cách hợp lý giữa hai người sẽ tạo nên sự hài hòa, thoải mái trong buổi nói chuyện. Đừng đứng quá gần – Mỗi người thoát khỏi tình trạng không tự nhiên nhờ vào người đối thoại thân thiện. Cho mọi người có khoảng không gian riêng, đừng xâm chiếm nó.

Động tác cơ thể trong giao tiếp

Cử chỉ và điệu bộ trong giao tiếp bộc lộ những suy nghĩ thầm kín, thể hiện được nhiều điều mà lời nói không làm được. Thái độ ứng xử cho biết giao tiếp bằng cử chỉ thể hiện được nhiều điều mà lời nói không làm được

Khi không thể diễn đạt được bằng lời nói, tốt hơn hết chúng ta nên sử dụng điệu bộ. Điệu bộ phản ánh chính xác, cảm giác, thái độ và ý định của con người.

Trong khi tṛò chuyện, người nói không nên mân mê quần áo, đồ trang sức hay bất ḱì vật dụng nào, v́ì điều đó cho thấy bạn đang bối rối hoặc bị phân tán tư tưởng trong quá trình tiếp xúc với ai đó.

Nhiều người có quan điểm sai lầm rằng "vung vẫy" tay càng nhiều trong lúc nói chuyện th́ì h́ình ảnh của họ càng trở nên lôi cuốn. Trong thực tế, bạn chỉ nên sử dụng bàn tay để diễn giải vấn đề thêm rõ ràng trước người nghe. Hoạt động của bàn tay trong quá tŕnh nói chuyện nên đúng mực, kết hợp khéo léo với quan điểm , thái độ bản thân, hoặc gắn kết với cao trào của câu chuyện cũng như tầm quan trọng của vấn đề.